Enviar fácilmente un email para reclamar el pago de una factura

1. Acceder al módulo de Facturas

Para enviar un correo de reclamación de pago, primero necesitas acceder al módulo de Facturas dentro de Cofrai.

• Desde el panel principal → Abre el menú lateral y selecciona la sección Administración.
• Entrar en Facturas → Haz clic en Facturas para visualizar el listado completo de facturas disponibles.
• Seleccionar la factura → Elige la factura que deseas reclamar.
• Enviar notificación → Haz clic en el botón “Enviar notificaciones por email” para abrir la ventana de envío del correo.

En el siguiente vídeo puedes ver cómo acceder al módulo de Facturas, seleccionar una factura y abrir la opción de Enviar notificaciones por email.

2. Completar el formulario de envío

Una vez abierta la ventana de Enviar notificaciones por email, solo tienes que completar los campos del email.

Puedes definir los campos por defecto en este envio de facturas, desde Configuración → Empresa → Plantilla de Email de Reclamación de Pago.

Podrás editar cualquiera de los campos antes de enviar el email:

• Asunto → Escribe el asunto del correo. Puedes incluir macros como [[doc_number]], [[client_name]], [[total]] o [[payment_status]] para añadir información automática de la factura (número de la factura, importe, estado de pago, etc.)
• Tipos de contacto → Selecciona los destinatarios principales de la lista de Contactos del Cliente o de la Sede.
• Usuarios CC internos → Añade usuarios internos que deban recibir copia del correo.
• Tipos de contacto CC externos → Incluye Contactos externos adicionales en copia.
• Cuerpo del mensaje → Escribe el texto del correo e inserta macros para personalizarlo con los datos de la factura.

En el siguiente vídeo puedes ver cómo completar los campos del formulario de Enviar notificaciones por email antes de enviar la reclamación.

3. Enviar la reclamación directamente desde una factura

Además del método principal a través del botón “Enviar notificaciones por email”, Cofrai permite ahora enviar la reclamación de pago de una forma aún más rápida.

• Acceder a la factura individual → Abre la factura desde el listado.
• Hacer clic en el icono de correo electrónico → A la derecha del campo de Estado de pago, haz clic en el icono de ✉️ e-mail.
• Envío automático → El sistema enviará automáticamente el correo de reclamación al cliente, sin necesidad de configurar asunto ni cuerpo del mensaje.

En el siguiente vídeo puedes ver cómo acceder a una factura individual y enviar la reclamación directamente mediante el icono de correo electrónico.

4. Reclamar el pago desde el apartado de Pagos

También puedes enviar la reclamación directamente desde el apartado de Pagos dentro de una factura.

• Acceder al apartado de Pagos → Desde la factura individual, selecciona la pestaña Pagos en la parte superior.
• Hacer clic en “Reclamar pago” → En este apartado encontrarás el botón Reclamar pago, que te permitirá configurar y enviar el correo de reclamación.
• Personalizar el mensaje → Igual que en el método principal, podrás elegir destinatarios, añadir copias (CC) y redactar el mensaje con las macros disponibles.

En el siguiente vídeo puedes ver cómo acceder al apartado de Pagos dentro de una factura y utilizar el botón Reclamar pago para enviar la reclamación al cliente.