Descarga reportes de documentos en PDF

Reportes en Cofrai

Desde Administración → Reportes puedes juntar los documentos de un periodo en un solo PDF — por ejemplo, todas las facturas del mes pasado para tu gestoría — o enviarlo directamente por email sin descargarlo.

La pantalla tiene una pestaña por cada tipo de documento. Todas funcionan igual: arriba, un formulario para elegir el periodo y los filtros; abajo, la tabla con los documentos encontrados, donde eliges cuáles incluir en el reporte.

1. Buscar los documentos de un periodo

Objetivo: listar los documentos que quieres incluir en el reporte.

1. Ve a Administración → Reportes.
2. Selecciona la pestaña del tipo de documento que necesitas.
3. En Fecha, elige el periodo. Por defecto viene cargado el mes anterior completo.
4. Si quieres acotar más, completa el resto de filtros. Todos son opcionales.
5. Haz clic en Buscar.

Campos del formulario de búsqueda:

• Fecha → escribe el rango directamente (dd/mm/aaaa - dd/mm/aaaa) o elígelo en el calendario. En Facturas se busca por fecha de emisión. Es el único campo obligatorio.
• Serie de facturas (solo en Facturas) → limita el resultado a una serie concreta.
• Estado de pago → en Facturas puedes marcar uno o varios estados de cobro; en Facturas de proveedor eliges entre Pagado y No pagado.
• Proveedor (solo en Facturas de proveedor) → muestra solo las facturas de ese proveedor.
• Estado (Albaranes, Presupuestos y Presupuestos correctivos) → puedes marcar varios a la vez, por ejemplo Aceptado y Enviado.
• Cliente (Albaranes, Presupuestos y Presupuestos correctivos) → muestra solo los documentos de ese cliente.
• Todas las empresas (Facturas y Facturas de proveedor, solo si trabajas con varias empresas) → incluye los documentos de todas las empresas a las que perteneces y añade la columna Empresa a la tabla.

⚠️ Nota: la tabla aparece vacía hasta que haces clic en Buscar.

2. Encontrar documentos concretos en la tabla

Objetivo: localizar rápidamente un documento dentro de los resultados.

1. Revisa las columnas de la tabla: el número del documento (Número de factura, Albarán o Presupuesto), Fecha (Fecha emisión en Facturas), Estado, Nombre Cliente, CIF Cliente y Sede. En Facturas de proveedor verás Nombre Proveedor y CIF Proveedor, sin Sede.
2. Para buscar dentro de una columna, escribe en la casilla Buscar que hay bajo su título y pulsa Enter: la tabla no se filtra hasta que pulsas Enter. Puedes buscar en varias columnas a la vez.
3. Para ordenar, haz clic en el título de la columna.
4. Si hay muchos resultados, cambia el número de filas por página (5, 15, 30 o 50).

⚠️ Nota: en la pestaña Presupuestos, si el presupuesto es de un lead, la columna Nombre Cliente muestra el nombre del lead, y la búsqueda también lo encuentra.

3. Descargar varios documentos en un único PDF

Objetivo: obtener un solo PDF con todos los documentos seleccionados, uno detrás de otro.

1. Marca la casilla de cada documento que quieras incluir (máximo 10). La casilla de la cabecera marca todos los de la página, y el enlace Selecciona todos marca todos los resultados de la búsqueda.
2. Encima de la tabla aparecen los registros seleccionados y los botones Generar PDF y Enviar PDF → haz clic en Generar PDF.
3. En la ventana de confirmación («¿Está seguro de que desea generar un PDF con 3 documentos?») → haz clic en Confirmar.
4. Cofrai abre el PDF en una pestaña nueva del navegador y muestra el aviso Éxito / El PDF se ha generado correctamente.

El archivo se llama según el tipo y el periodo, por ejemplo Reporte_Albaranes_01_09_2026_30_09_2026.pdf.

⚠️ Nota: si seleccionas más de 10 documentos, Cofrai muestra el aviso Demasiados registros seleccionados. Para reportes más grandes, usa Enviar PDF, que no tiene ese límite.

⚠️ Nota: cada documento aparece en el PDF igual que cuando lo descargas por separado, con su plantilla.

4. Enviar el reporte por email

Objetivo: mandar el PDF combinado a cualquier dirección de email sin tener que descargarlo.

1. Marca los documentos que quieras incluir.
2. Haz clic en Enviar PDF.
3. En la ventana de confirmación («¿Está seguro de que desea enviar por email un PDF con 3 documentos?») → haz clic en Confirmar.
4. Se abre el panel Enviar PDF: rellena el formulario y haz clic en Enviar (o en Cerrar para salir sin enviar).
5. Cofrai muestra el aviso Correo enviado correctamente y prepara el email en segundo plano.

Campos del formulario "Enviar PDF":

• Destinatario principal → dirección de email a la que se envía el reporte. Obligatorio.
• Asunto → asunto del email. Obligatorio, con al menos 5 caracteres.
• Mensaje → texto opcional para el cuerpo del email.
• Nombre del archivo → se genera automáticamente con el tipo y el periodo; no se puede modificar.

Debajo del formulario verás un recuadro con los números de los documentos que se van a enviar, para que lo revises antes de enviar.

⚠️ Nota: si el PDF es demasiado grande para ir adjunto, el email incluye un enlace de descarga en su lugar.

5. Facturas de proveedor: el reporte usa el archivo original

Objetivo: saber qué entra en el PDF de facturas de proveedor.

A diferencia del resto de pestañas, el reporte de Facturas de proveedor no genera un documento de Cofrai: junta los archivos originales que subiste en cada factura de proveedor (PDF, PNG o JPG).

1. Antes de generar el reporte, comprueba que cada factura de proveedor tiene su archivo original subido.
2. Selecciona las facturas y haz clic en Generar PDF o Enviar PDF, como en el resto de pestañas.
3. Si alguna factura no tiene archivo original, o tiene un archivo no compatible, Cofrai la deja fuera y te avisa con PDF generado con avisos, indicando qué facturas no se han incluido.

⚠️ Nota: si ninguna de las facturas seleccionadas tiene un original compatible, no se genera el PDF y Cofrai muestra el aviso Error al generar el reporte / «Ninguna de las facturas seleccionadas tiene un original adjunto compatible (PDF o imagen).». Al enviar por email, el recuadro de información también indica qué facturas no se incluirán.

6. Quién puede usar Reportes

Objetivo: dar acceso a Reportes a los usuarios que lo necesiten.

1. Ve a Configuración → Roles y haz clic en el nombre del rol.
2. Despliega la categoría Administración y, en el grupo Informes, marca el permiso Ver informes.
3. Haz clic en Guardar.

⚠️ Nota: los usuarios sin este permiso no ven la opción Reportes en el menú de Administración.