Recepción y facturación de pedidos de compra

El circuito de compra en Cofrai

Una compra pasa por tres documentos, y cada uno significa una cosa distinta: el pedido de compra es lo que has comprometido con el proveedor, el albarán de recepción es lo que realmente ha llegado —y lo que da entrada al stock—, y la factura de proveedor es lo que te cobran.

Cofrai enlaza esos tres documentos línea a línea, no documento a documento. Eso te permite recibir un mismo pedido en varias entregas, facturar varias recepciones en una sola factura, o repartir un pedido entre varias facturas, sabiendo en todo momento cuánto queda pendiente de recibir y cuánto queda pendiente de facturar en cada línea concreta.

Todo el circuito vive en Proveedores y Stock.

⚠️ Nota: este circuito se aplica a los pedidos que se reciben a partir de ahora. Los pedidos que ya tenían recepciones anteriores mantienen el funcionamiento de siempre — lo explicamos en el último apartado.

1a. Recibir la mercancía desde el pedido

Objetivo: dar entrada a lo que ha llegado de un pedido de compra y generar el stock correspondiente.

Ve a Proveedores y Stock → Pedidos → abre el pedido.
Entra en la pestaña Recepción.
Haz clic en Confirmar Recepción.
En la ventana Confirmar recepción total del pedido, rellena el Código de Entrega y la Fecha de Entrega, e indica la Cantidad a Recibir de cada línea.
Haz clic en Confirmar Recepción.

Cofrai crea automáticamente un albarán de recepción con esas líneas, lo enlaza a las líneas del pedido y da entrada al stock en el almacén del pedido. No tienes que crear ningún albarán a mano ni aprobarlo después.

Columnas de la ventana "Confirmar recepción total del pedido":

Cantidad Pedida → lo comprometido en la línea del pedido.
Ya Recibido → lo que ha entrado en recepciones anteriores.
Restante por Recibir → lo que aún falta.
Cantidad a Recibir → lo que estás dando de alta ahora. Viene propuesto con el restante.

Columnas de la pestaña "Recepción":

Uds Pedido → lo comprometido en la línea del pedido.
Uds Recepción → lo que ya ha entrado, sumando todas las recepciones.
Uds en Falta/Exceso → la diferencia. En verde si cuadra, en ámbar si has recibido de más, en rojo si falta.
Pendiente de facturar → el importe que aún no has facturado de esa línea.
Estado de facturación → No facturado, Parcial o Facturado.
Recepción → la fecha de la última entrada.
Almacén Recepción → dónde ha entrado la mercancía.

⚠️ Nota: puedes recibir cantidades decimales — por ejemplo, 2,5 metros de manguera. Los productos que se controlan por número de serie sí exigen cantidades enteras.

1b. Alternativa: partir del albarán del proveedor

Objetivo: dar entrada a la mercancía empezando por el albarán que te ha enviado el proveedor, en lugar de empezar por el pedido.

Este apartado es una alternativa al anterior, no un paso siguiente. Si ya has recibido desde el pedido, tu albarán de recepción ya existe y no tienes que hacer nada aquí.

Este camino te interesa cuando quieres registrar primero el documento del proveedor — porque necesitas adjuntar su albarán en PDF, porque una entrega trae líneas de más de un pedido, o porque prefieres dejarlo en borrador y revisarlo antes de dar entrada al stock.

Ve a Proveedores y Stock → Gestión de proveedores → Albarán de recepción → haz clic en Crear albarán de recepción.
Rellena la Fecha de albarán, el Código de entrega proveedor y el Proveedor, elige el Almacén Recepción donde entrará la mercancía → haz clic en Crear.
Ya en el albarán creado, en Crear desde pedido de compra selecciona el pedido → haz clic en Cargar líneas pendientes.
Cofrai añade al albarán las líneas de producto que aún quedan por recibir de ese pedido. Ajusta las cantidades a lo que realmente ha llegado y borra las líneas que no correspondan.
Guarda el albarán → haz clic en el icono de aprobar (✓) de la cabecera. En la ventana Aprobar albarán («Se va a proceder a aprobar manualmente el albarán. ¿Está seguro que desea continuar?») → haz clic en Aceptar.

Al aprobar el albarán es cuando se confirma la recepción y se genera el stock. Mientras la columna Recepción del listado lo muestre en Borrador, puedes editarlo libremente: no mueve stock ni cuenta como recibido.

⚠️ Nota: el selector Crear desde pedido de compra solo aparece una vez creado el albarán, no en la pantalla de creación. El pedido debe ser del mismo proveedor que el albarán y estar confirmado; si no tiene líneas de producto pendientes, Cofrai te avisará con «Ese pedido no tiene líneas de producto pendientes de recibir.»

2. Ver qué queda pendiente en cada línea

Objetivo: consultar de un vistazo el estado real de un pedido sin abrir sus albaranes ni sus facturas.

Abre el pedido → en la pestaña Editar Pedido, baja hasta Líneas de pedido.
Cada línea muestra:
- Pendiente de recibir → unidades comprometidas que aún no han llegado.
- Pendiente de facturar → importe recibido que todavía no has facturado.
- Estado de facturación → No facturado / Parcial / Facturado.

También tienes la columna Estado de facturación en el listado de Pedidos de Compra, para ver el estado de todos los pedidos sin entrar en ninguno.

⚠️ Nota: si una línea aparece con un triángulo de aviso junto al estado, significa que está facturada por encima de lo recibido. Pasa el ratón por encima para ver el detalle.

El detalle de recibido / facturado

En la pestaña Recepción del pedido, justo debajo de las líneas, encontrarás la tabla Detalle de recibido / facturado, con la trazabilidad completa: qué recepción trajo cada cantidad y qué factura la recogió. Cada fila muestra el Tipo de documento (Recepción o Factura de proveedor), el Documento con enlace directo, el Estado (Recepción Confirmada, Facturado o En factura borrador), el Producto, la Cantidad, el Precio de Compra y la Fecha.

Comparando el Precio de Compra de la recepción con el de la factura ves de un vistazo si el proveedor te ha facturado a un precio distinto del pedido.

Cómo cuenta Cofrai lo pendiente:

Las líneas de producto se controlan a tres bandas: pedido → recibido → facturado. Solo puedes facturar lo que ya ha entrado.
Las líneas de servicio o manuales (sin producto asociado) se controlan a dos bandas: pedido → facturado. No se reciben, se facturan directamente.
Solo cuentan las facturas cerradas. Una factura en borrador no descuenta lo pendiente, aunque sí te avisa de que esa línea ya está en un borrador.

3a. Transformar el albarán de recepción en factura

Objetivo: convertir en factura de proveedor lo que ya has recibido, sin volver a teclear ninguna línea.

Esta es la continuación natural del circuito: una vez la mercancía ha entrado, el albarán de recepción se transforma en la factura.

Ve a Proveedores y Stock → Gestión de proveedores → Albarán de recepción → abre el albarán.
Comprueba que la columna Recepción lo muestra como Recibido. Si sigue en Borrador, apruébalo primero.
En la cabecera, haz clic en el icono Transformar en factura de proveedor.
En la ventana, elige la serie de facturación → haz clic en Enviar.

Cofrai crea la factura con todas las líneas del albarán, deja cada una enlazada a su línea de recepción y a su línea de pedido, y te lleva directamente a la factura recién creada para que la completes.

⚠️ Nota: un albarán solo se puede transformar si está aprobado. Si no lo está, Cofrai te avisará con «Confirme la recepción de este albarán antes de facturarlo.» Una vez transformado, el icono cambia a Ir a la factura de proveedor, que te lleva a la factura ya existente en lugar de crear otra.

3b. Agrupar varios albaranes en una sola factura

Objetivo: facturar de una vez varias entregas del mismo proveedor.

Cuando un proveedor te ha servido varias veces a lo largo del mes y te manda una única factura, no hace falta crear una factura por albarán:

Ve a Proveedores y Stock → Gestión de proveedores → Albarán de recepción.
Marca la casilla de los albaranes que quieras incluir.
Haz clic en Agrupar albaranes.
Elige la serie de facturación → haz clic en Enviar.

Cofrai crea una única factura con las líneas de todos los albaranes seleccionados y te lleva a ella.

⚠️ Nota: todos los albaranes seleccionados deben ser del mismo proveedor; si mezclas proveedores, Cofrai te avisará con «Solo puede agrupar albaranes del mismo proveedor.» Para localizar los que aún tienes sin facturar, usa la columna Facturado del listado o su filtro.

3c. Alternativa: montar la factura eligiendo líneas de pedido

Objetivo: crear una factura escogiendo tú qué líneas entran, cuando no se corresponde con un albarán completo.

También es una alternativa a los dos apartados anteriores. Te interesa cuando el proveedor factura solo una parte de lo entregado, cuando quieres mezclar en una factura recepciones y líneas de servicio (que nunca pasan por un albarán), o cuando prefieres partir de una factura en blanco.

Ve a Proveedores y Stock → Gestión de proveedores → Facturas → crea la factura y selecciona el Proveedor.
Haz clic en Añadir líneas de pedido.
Se abre el selector con todo lo que ese proveedor tiene pendiente de facturar. Cada fila muestra el Número de Pedido, la Recepción, el Producto, el Pendiente de facturar y el Precio de Compra.
Marca las líneas que quieres facturar → haz clic en Añadir líneas seleccionadas.

Cofrai crea una línea de factura por cada línea seleccionada, y deja cada una enlazada a su recepción y a su línea de pedido. Por eso puedes mezclar en una misma factura líneas de varias recepciones y de varios pedidos.

En las líneas de la factura aparece además la columna Desviación de precio: la diferencia entre lo que estás facturando y el precio al que se pidió. Si el proveedor te sube el precio, lo ves aquí en rojo sin tener que comparar documentos.

⚠️ Nota: bajo el producto puede aparecer el aviso «En factura borrador A2026-000XX». Significa que otra persona ya tiene esa línea en una factura sin cerrar. La línea sigue disponible, pero conviene comprobarlo antes de duplicarla.

4. Los avisos al facturar

Objetivo: detectar, antes de pagar, si una factura duplica mercancía ya facturada o viene a un precio distinto del pactado.

Exceso de facturación

Al cerrar una factura, Cofrai comprueba que ninguna de sus líneas supere lo que queda pendiente de facturar en la línea de pedido correspondiente. Si lo supera, muestra la ventana ¿Cerrar de todos modos? con el texto «Esta factura supera lo pendiente de facturar. ¿Cerrarla igualmente y aceptar el exceso de facturación?».

Confirma para cerrarla igualmente y aceptar el exceso.
Cancela para volver y corregir las cantidades.

⚠️ Nota: la comprobación se hace en el momento de cerrar, no al montar la factura. Si dos personas preparan a la vez dos borradores sobre la misma recepción, la primera factura se cerrará sin problema y la segunda mostrará este aviso.

Desviación de precio

Cuando una línea de la factura viene de un pedido, Cofrai compara el precio que te están facturando con el que se acordó al pedir, y te muestra la diferencia en la columna Desviación de precio de las líneas de la factura de proveedor:

En rojo → el proveedor te está cobrando más de lo pedido. Es el caso que interesa vigilar.
En ámbar → te está cobrando menos de lo pedido.
En verde → el precio coincide con el del pedido.
Con un guion (-) → esa línea no procede de ningún pedido, así que no hay con qué compararla.

No tienes que hacer nada para activarlo: aparece solo, en cuanto la línea está enlazada a un pedido. Así detectas una subida de precio del proveedor sin abrir el pedido para compararlo a mano.

⚠️ Nota: la cifra es la diferencia por unidad, no el importe total. Una desviación de 1,00 € en una línea de 20 unidades supone 20,00 € de más en la factura.

⚠️ Nota: la columna solo existe en las facturas de proveedor. Para ver la comparación desde el lado del pedido, usa la tabla Detalle de recibido / facturado del apartado 3, donde puedes contrastar el Precio de Compra de cada recepción con el de cada factura.

5. Devolver una recepción

Objetivo: corregir una entrada equivocada devolviendo la mercancía y el stock que generó.

Abre el pedido → pestaña Recepción.
Marca las líneas a devolver → haz clic en Devolución.
En la ventana Devolver Productos, rellena el Código de Devolución y la Fecha de Devolución, e indica la Cantidad a Devolver de cada línea.
Haz clic en Confirmar Devolución.

Cofrai retira el stock generado por esa recepción, deja constancia del movimiento y recalcula el estado del pedido.

⚠️ Nota: fíjate en la columna Disponible para Devolver: no siempre coincide con lo recibido. Lo que ya está en una factura cerrada no se puede devolver hasta reabrir esa factura. Cofrai también bloquea la devolución si el stock ya se ha consumido o si no queda suficiente disponible, y en cada caso te indica el motivo concreto.