¿Qué es la productividad por técnico? 

Este artículo explica el funcionamiento del informe de productividad por técnico: las seis métricas que puede analizar, a quién se atribuye cada trabajo, qué órdenes entran en el cómputo y por qué dos consultas sobre el mismo periodo pueden arrojar cifras distintas siendo ambas correctas.

1. Qué es la productividad por técnico

El informe de productividad por técnico responde a una pregunta sencilla: qué ha hecho cada técnico en un periodo determinado. Para responderla, el sistema recorre todos los trabajos del periodo, mira quién ha intervenido en cada uno y acumula en la ficha de esa persona los valores que hayas elegido medir.

Captura analítica - productividad

Ese último matiz es importante: el informe no mide una sola cosa. En el selector de métricas puede activar hasta seis indicadores distintos y verlos simultáneamente, combinando volumen de trabajo, dinero y tiempo.

Captura Filtros

Además de elegir qué medir, hay tres decisiones que el sistema toma por ti y que conviene conocer para interpretar bien las cifras:

• A quién se atribuye el trabajo, cuando hay más de una persona vinculada a él.

• Cuánto se le atribuye, cuando el trabajo lo han ejecutado varias personas.

• Qué trabajos entran en el cómputo y cuáles todavía no.

Las secciones 3, 4 y 5 explican cada una de esas decisiones.

2. Las seis métricas disponibles

En el selector «Métricas» puedes activar o desactivar cada indicador de forma independiente. Puedes tener varios activos a la vez para comparar en una sola pantalla.

2.1. Cómo se mide el tiempo trabajado

El tiempo trabajado no se introduce a mano: lo registra un contador asociado a cada orden.

• Se pone en marcha cuando el técnico lo inicia manualmente o, de forma automática, en cuanto realiza cualquier cambio sobre el trabajo.
• Se detiene cuando el técnico lo para manualmente o cuando marca el trabajo como terminado.

2.2. Facturación generada frente a facturación estimada

Son dos métricas distintas y comparar una con otra es una de las lecturas más útiles del informe:

• Facturación generada es dinero real: lo que se ha llegado a facturar.
• Facturación estimada es dinero previsto: lo que ese trabajo debería generar según su contrato y tarifas, se haya facturado ya o no.

Cuando la generada queda sistemáticamente por debajo de la estimada, no suele indicar un problema del técnico, sino trabajos ejecutados que aún no se han facturado, o facturados por debajo de tarifa. Es un buen indicador para el área de administración.

Elige la métrica según la pregunta

Para valorar la actividad del técnico: trabajos completados, equipos revisados o tiempo trabajado.

Para valorar el retorno económico: facturación generada.

Para detectar facturación pendiente: compara generada contra estimada.

Para medir eficiencia: compara duración estimada contra tiempo trabajado.

3. A quién se atribuye el trabajo: responsable frente a asignado

Cada trabajo puede tener dos campos distintos con personas asociadas, y no siempre coinciden:

Por eso el informe ofrece dos vistas, y cada una responde a una pregunta diferente:

• Por técnico responsable: «¿de cuánto trabajo responde esta persona?». Útil para medir carga de gestión y responsabilidad sobre la cartera.
• Por técnico asignado: «¿cuánto trabajo ha ejecutado esta persona?». Útil para medir actividad real sobre el terreno.

Ninguna de las dos es «la correcta». Son dos preguntas legítimas y distintas, y por eso pueden dar cifras diferentes sobre el mismo periodo sin que haya ningún error. Esta elección afecta a todas las métricas por igual.

Punto clave

Si una orden tiene a Ana como responsable y a Luis como técnico asignado, esa orden suma en la productividad de Ana en la vista de responsable, y en la de Luis en la vista de asignado. El trabajo es el mismo; lo que cambia es la pregunta que se está haciendo.

4. Cuánto se atribuye: las dos configuraciones de reparto

Cuando un trabajo lo ejecutan varios técnicos, el sistema tiene que decidir cuánto imputa a cada uno. Esta decisión es configurable y afecta únicamente a la vista por técnico asignado, ya que el responsable es siempre una única persona.

4.1. Ejemplo práctico

Un trabajo de 600 € ejecutado por dos técnicos, Ana y Luis. Ana figura además como responsable de la orden.

Las tres filas son correctas. Reflejan tres formas distintas de mirar el mismo trabajo.

Consecuencia del reparto al 100 %

Con esta configuración, la suma de todos los técnicos superará el total real del periodo, porque los trabajos compartidos se cuentan una vez por cada técnico que participó.

Es el comportamiento esperado, no un descuadre. El reparto al 100 % sirve para evaluar a cada técnico individualmente; para cuadrar contra los totales reales, utilice el reparto proporcional.

4.2. Cómo elegir entre las dos

La pregunta que conviene hacerse es qué vas a hacer con el dato:

• Para valorar el desempeño individual de un técnico — reparto al 100 %. Un técnico que siempre trabaja acompañado no debería aparecer sistemáticamente a la mitad que uno que trabaja solo.
• Para repartir un objetivo entre el equipo o cuadrar contra facturación — reparto proporcional. Es la única forma de que la suma de las partes coincida con el total.
  
  

5. Qué trabajos entran en el cómputo

El informe de productividad no cuenta todos los trabajos que existen en el sistema. Solo computa los trabajos terminados o cerrados.

Un trabajo que aún figura como En progreso no suma todavía, aunque tenga técnico asignado, fecha de ejecución e importe. Se incorporará automáticamente en cuanto la orden se cierre.

Esto explica una diferencia muy frecuente: el listado de trabajos muestra un total y el informe de productividad muestra otro ligeramente inferior. El listado enseña todo lo que hay; el informe, solo lo que ya está terminado.

6. Cómo combinar métricas para sacarles partido

Una métrica aislada dice poco. El valor del informe está en cruzar dos de ellas, porque es ahí donde aparecen las preguntas útiles:

7. Por qué mi listado de trabajos no coincide con el informe

Es la consulta más habitual sobre este informe. En la inmensa mayoría de los casos no hay ningún error: hay una diferencia de criterio entre lo que muestra el listado y lo que calcula el informe. Estas son las causas, ordenadas de más a menos frecuente: