Proyectos de instalación

Proyectos de instalación en Cofrai

Una instalación contra incendios puede durar meses, y esperar al final para facturarla no es viable. El módulo de Proyectos te permite facturar la obra de forma progresiva: las líneas del presupuesto aceptado se convierten en el alcance del proyecto y, periódicamente, creas una certificación de obra que indica cuánto ha avanzado cada línea. Al confirmarla, Cofrai actualiza el porcentaje acumulado de cada línea y puedes convertir la certificación en una factura real.

Se accede desde el menú lateral → Proyectos. En la tabla verás el número de proyecto, el título, el cliente, la fecha, el estado y los importes de cada proyecto.

Un proyecto pasa por los estados Borrador, En curso, Cerrado y Cancelado. Cada certificación pasa por Borrador → Confirmada → Facturada.

⚠️ Nota: para trabajar con proyectos, el rol del usuario necesita los permisos de la categoría Proyectos (Ver, Crear, Editar, Eliminar, Facturar, Cerrar y Reabrir proyectos; Crear y Confirmar certificaciones). Puedes asignarlos desde Configuración → Roles.

1. Configurar la serie de proyecto

Objetivo: dejar lista la numeración de los proyectos antes de crear el primero.

1. Ve a Configuración → Empresa y abre la ficha de tu empresa.
2. En el apartado de series, localiza Series de proyecto.
3. Crea por lo menos una serie y márcala como Serie de proyecto por defecto.
4. Haz clic en Guardar.

⚠️ Nota: si la empresa no tiene serie de proyecto, al intentar crear un proyecto Cofrai mostrará el aviso «Configura una serie de proyecto por defecto en la empresa antes de crear proyectos.». Para facturar certificaciones también necesitas una serie de factura por defecto.

2. Crear un proyecto desde un presupuesto aceptado

Objetivo: convertir el presupuesto que ha aceptado el cliente en un proyecto con sus líneas de ingreso.

1. Abre el presupuesto desde Ventas → Presupuestos.
2. Comprueba que el presupuesto está aceptado.
3. Haz clic en Crear proyecto.
4. En la ventana de confirmación («¿Quieres crear un proyecto a partir de este presupuesto?») → haz clic en Confirmar.
5. Cofrai muestra «El proyecto se ha creado correctamente». Haz clic en Ir al proyecto para abrirlo.

El proyecto toma el título del presupuesto, su cliente y todas sus líneas, que pasan a ser las Líneas de ingreso del proyecto.

⚠️ Nota: solo un presupuesto aceptado puede convertirse en proyecto, y cada presupuesto solo puede generar un proyecto.

3. Consultar y ajustar el proyecto

Objetivo: conocer la ficha del proyecto y revisar su alcance antes de empezar a certificar.

La ficha del proyecto se organiza en pestañas:

• Información → datos generales (título, descripción, fecha, estado, Jefe de proyecto) y las Líneas de ingreso con el importe contratado de cada una.
• Certificaciones → todas las certificaciones de obra del proyecto y el Avance certificado («Se han certificado X de un total contratado de Y.»).
• Facturas → las facturas generadas desde el proyecto.
• Datos del cliente, Archivos y Observaciones → la información del cliente, los documentos de la obra y las notas internas.

1. En la pestaña Información → revisa los datos y asigna el Jefe de proyecto.
2. Si necesitas ajustar el alcance → edita, añade o elimina Líneas de ingreso.
3. Cambia el Estado a En curso cuando empiece la obra → haz clic en Guardar.

⚠️ Nota: en cuanto una certificación confirmada ha facturado parte de una línea, esa línea queda bloqueada: ya no se puede modificar ni eliminar.

4. Crear una certificación de obra

Objetivo: registrar cuánto ha avanzado cada línea del proyecto en este periodo.

1. En el proyecto → pestaña Certificaciones → haz clic en Nueva certificación.
2. Indica la Fecha y, si quieres, un Preámbulo y Notas que aparecerán en el PDF.
3. Para cada línea, introduce el avance de una de estas formas:
   • % de esta certificación → el porcentaje que avanza la línea en esta certificación.
   • Cantidad certificada → las unidades ejecutadas (ej: 1 de 10 unidades = 10 %).
   • % para todas las líneas → un mismo porcentaje para todo el proyecto; haz clic en Aplicar a todas.
4. Revisa en cada fila el % acumulado y el Importe resultantes.
5. Haz clic en Guardar. La certificación queda en Borrador.

⚠️ Nota: Cofrai no te deja certificar más de lo que queda en cada línea: si te pasas, te indica qué línea es y cuánto le queda por certificar. Tampoco se pueden crear certificaciones en un proyecto cerrado o ya certificado al 100 %.

5. Confirmar la certificación

Objetivo: fijar los importes de la certificación y hacer avanzar el porcentaje de las líneas del proyecto.

1. En la tabla de Certificaciones → localiza la certificación en Borrador.
2. Si quieres revisarla → haz clic en Ver líneas o Descargar PDF.
3. Haz clic en Confirmar.
4. En la ventana de confirmación («Al confirmar se fijarán los importes y avanzarán los porcentajes de las líneas del proyecto.») → haz clic en Confirmar.

La certificación pasa a Confirmada y el Avance certificado del proyecto se actualiza.

⚠️ Nota: mientras está en borrador puedes editar la certificación tantas veces como quieras; una vez confirmada, sus importes quedan fijados.

6. Factura a origen de la certificación

Objetivo: convertir la certificación confirmada en una factura a origen.

1. En la tabla de Certificaciones → localiza la certificación Confirmada.
2. Haz clic en Facturar.
3. En la ventana de confirmación («Se creará una factura con las líneas certificadas y la certificación quedará facturada.») → haz clic en Confirmar.
4. La certificación pasa a Facturada y la factura aparece en la pestaña Facturas del proyecto.

La factura usa el formato a origen: por cada línea muestra la cantidad contratada, la cantidad certificada anteriormente, la cantidad de esta certificación y sus subtotales, y en las notas lista las certificaciones previas del proyecto. Desde la factura puedes volver al proyecto con un clic.

⚠️ Nota: si ya has facturado la certificación por otra vía, usa Marcar como facturada: la certificación queda facturada sin crear ninguna factura en Cofrai. Puedes deshacerlo con Desmarcar como facturada.

7. Corregir una certificación

Objetivo: deshacer una certificación confirmada por error.

1. En la tabla de Certificaciones → localiza la última certificación confirmada.
2. Haz clic en Eliminar y revertir porcentajes.
3. En la ventana de confirmación («Al eliminar la certificación se devolverán a las líneas del proyecto los porcentajes que había certificado.») → haz clic en Confirmar.

⚠️ Nota: solo se puede eliminar la última certificación confirmada del proyecto, y nunca una certificación facturada. Si su factura se ha rectificado por completo, la certificación vuelve a poder facturarse o eliminarse.

8. Cerrar el proyecto

Objetivo: dar por terminada la obra.

1. En el proyecto → pestaña Información → cambia el Estado a Cerrado.
2. Haz clic en Guardar.

Un proyecto cerrado ya no admite nuevas certificaciones. Si necesitas volver a certificar, un usuario con permiso para Reabrir proyectos puede cambiar de nuevo el estado.