¿Cómo buscar, editar y crear las Sedes de un Cliente?

En este artículo veremos como buscar, editar y crear Sedes.

Menú de gestión de Sedes

Para buscar, editar y crear Sedes, se accede al menú de Gestión de Sedes dentro del apartado de Clientes. Se pueden crear nuevas Sedes de dos maneras diferentes. Una forma sería crearlas desde "Gestión de sedes" > "Crear sede"  y la otra desde el propio Cliente, en la pestaña de Sedes > "Crear sede".

Tabla de Sedes

En la tabla de Sedes encontramos todo el detalle más importante sobre cada Sede:

• Datos de dirección, código postal, municipio, provincia y ruta a que pertenece
• Datos sobre las Revisiones → estado y fecha de la próxima y siguiente Revisiones, periodicidad de las Revisiones, mes de la Revisión Anual y técnico asignado por defecto
• Contactos de la Sede

La tabla de Sedes nos ofrece varias opciones útiles:

• Buscar una Sede por cualquier campo, usando el buscador en la parte superior derecha
• Filtrar la lista de Sedes usando uno o más filtros en la opción de filtrar en la parte superior derecha de la tabla. Explicamos en este artículo como usar los filtros.
• Quitar/añadir columnas de la tabla

• Acceder a una Sede pinchando en la línea correspondiente
• Descargar un listado de las Sedes en formato Excel, seleccionando las Sedes que se quiere exportar y eligiendo la opción de "Descargar" en la parte superior izquierda
• Borrar Sedes, de la misma forma
• Restaurar Sedes borrada, de la misma forma también
• Asignar Sedes a una Ruta, seleccionando las Sedes que se quiere exportar y eligiendo la opción de "Asignar ruta" en la parte superior izquierda y después eligiendo la ruta a que pertenecen

Crear sedes desde Gestión de sedes

Para crear Sedes, clicamos en "Crear sede" en la parte superior derecha de la tabla de Sedes.

Esto genera una ficha de la nueva Sede, donde comenzamos a cumplimentar todos los datos relacionados con esta en las diferentes pestañas que nos vamos a encontrar: 

• En la primera pestaña añadiremos los datos generales de la Sede. Son de particular importancia los siguientes campos:
  • Tipo de instalación → por ejemplo Comunidad de Prioritarios, Oficinas, Hospitales, etc. Es muy útil de cara a ayudar a la planificación de los trabajos del mes.
  • Ruta → Permite definir la Ruta a que pertenece la Sede, para facilitar su planificación. Explicamos el funcionamiento de las Rutas en este artículo.

• • Datos de mantenimiento → a través de la periodicidad de las Revisiones y del mes de revisión anual indicado, crearemos automáticamente el calendario de Revisiones futuros de esta Sede. Esta sección permite también definir si hay un técnico que siempre revise esta Sede por defecto. Si se define uno, todas las Revisiones futuras se asignarán a ese técnico.

• En la pestaña de Observaciones podemos añadir todas las anotaciones referente a esta Sede y además podemos fijarlas a las revisiones para que el técnico las tenga en cuenta a la hora de realizar los trabajos en ella, por ejemplo quién es el presidente de la comunidad o donde está ubicada la llave de los ascensores
• En la estructura de las Sedes vamos a encontrar también la pestaña de Posicionamiento, en la cual veremos el mapa con la dirección de esta, donde podemos comenzar la ruta desde Google Maps clicando en "Iniciar ruta".
• En la pestaña de Contactos podemos añadir tantos contactos como tenga la propia Sede.
• Contamos también con la pestaña de Zonas, en ella podemos crear las diferentes zonas que tenga la Sede, las cuales aparecen asociadas a los equipos. Esto permite separar la Sede en Zonas, por ejemplo "Garaje", "Planta 0", "Planta 1", lo cual puede ser múy util para más fácilmente ubicar equipos en Sedes de grandes dimensiones.
• En la pestaña de Equipos veremos el listado con los equipos existentes en la Sede, y tendremos la posibilidad de crear nuevos. Es importante saber que para poder crearlo previamente tenemos que haber dado de alta el Producto correspondiente (esto se hace desde Operativa > Productos).
• En la pestaña de Tipos de Revisiones veremos los partes de revisión de las familias de producto existentes en la Sede y que posteriormente aparecerán al crear una Revisión.
• En la pestaña de Revisiones podemos ver tanto las Revisiones que hayan quedado atrasadas, como las Revisiones ya completadas. De igual modo podremos crear Revisiones extraordinarias.

• En la pestaña de Archivos podemos adjuntar los archivos asociados a esta Sede y además poder organizarlos por carpetas.
• En la de Facturación veremos el listado de presupuestos, facturas y albaranes de esta Sede. Podemos crearlos también desde aquí.
• En Contratos podemos subir los contratos de la Sede, ya sea subiendo un documento ya creado o desde cero con una plantilla personalizada.
• Y por último tenemos la pestaña de Órdenes de trabajos en las que crearemos todas las tareas relacionadas con la Sede. En ella además veremos las Revisiones que tenga la Sede. 

Crear sedes desde la ficha del cliente

Para crear Sedes desde la ficha del Cliente, en el menú lateral izquierdo accederemos al apartado de Clientes, y en él iremos a Gestión de clientes. 

Una vez accedemos al cliente, clicamos en la pestaña de Sedes, y en el botón "Crear sede". 

Desde ahí comenzaremos a cumplimentar todos los datos de la sede al igual que hemos visto en el apartado anterior.

Editar los datos de una Sede

Una vez creado una Sede, para editar cualquier campo simplemente se tiene que acceder a la ficha de la Sede.

En este video Natalia os lo explica todo: