Gastos

1. Gastos en Cofrai

El módulo de Gastos permite centralizar todos los gastos de la empresa — tickets, recibos, facturas de proveedores poco habituales — y asociarlos con los usuarios, trabajos o presupuestos que los originaron. Se accede desde Administración → Gastos.

En la tabla de gastos encontrarás el detalle de cada registro: fecha, concepto, proveedor, categoría, importe, estado de pago y sus asociaciones.

2. Crear un gasto manualmente

Objetivo: registrar un gasto introduciendo los datos a mano.

1. En la tabla de Gastos → haz clic en Crear gasto.
2. Si tienes la factura o ticket en formato archivo → súbelo en el campo de adjunto.
3. Rellena los campos del formulario:

Campos del formulario "Crear gasto":

• Concepto → nombre o descripción corta del gasto (ej: "Taxi aeropuerto").
• Categoría → selecciona una categoría. Puedes definir tus propias categorías desde la configuración.
• Descripción → campo opcional para añadir más detalle.
• Fecha → fecha en que se realizó el gasto.
• Proveedor → dos opciones:
  • Si es un proveedor que ya tienes en Cofrai → selecciónalo desde el listado.
  • Si es un proveedor puntual → introduce simplemente el nombre. El CIF no es obligatorio en este caso.
• Base imponible / Total → puedes introducir uno de los dos y Cofrai calculará el otro automáticamente.
• Estado de pago → por defecto queda en Pagado. Puedes modificarlo si el gasto está pendiente.
• Forma de pago → campo opcional.
• Usuario → asocia el gasto al usuario que lo originó (ej: el técnico que cogió el taxi).
• Trabajo o Presupuesto → si el gasto está vinculado a un trabajo o presupuesto concreto, puedes asociarlo aquí.
• Nota interna → campo opcional para dejar comentarios internos.

1. Una vez completados los campos → haz clic en Guardar.

3. Crear un gasto extrayendo los datos con IA

Objetivo: usar la extracción automática por inteligencia artificial para rellenar los datos del gasto a partir de una foto o archivo del ticket o factura.

1. En la tabla de Gastos → haz clic en Crear gasto.
2. Sube el archivo del ticket o factura en el campo de adjunto.
3. Haz clic en Extraer con IA.
4. Espera unos segundos — Cofrai analizará la imagen y extraerá automáticamente: proveedor, CIF, fecha, importe, base imponible y descripción.
5. Revisa los datos extraídos y corrígelos si es necesario.
6. Haz clic en Aplicar para volcar los datos al formulario.
7. Completa los campos restantes si hace falta (usuario, trabajo, presupuesto, nota interna) → haz clic en Guardar.

En este video te explicamos el funcionamiento de los Gastos