Encuestas de satisfacción

Encuestas de satisfacción en Cofrai

Las encuestas de satisfacción te permiten conocer la opinión de tus clientes sin esfuerzo, permitiendote fácilmente cumplir con uno de los requisitos de la ISO 9001. Cofrai envía por email un enlace individual y personal a cada contacto, y las respuestas quedan registradas para que las consultes y exportes cuando quieras. El módulo se encuentra en Analítica → Encuestas.

El cliente responde desde una página pública con el logo y los colores de tu empresa, sin necesidad de registrarse. Cada enlace admite una única respuesta.

Solo puede haber una encuesta activa a la vez: la que esté activa es la que se envía en todos los casos (automáticos y manuales).

⚠️ Nota: el acceso a las encuestas se controla con permisos propios (ver, crear, editar, eliminar y enviar encuestas). Por defecto solo los roles de administrador los tienen asignados, pero puedes añadirlos a cualquier rol personalizado desde la gestión de Roles.

1. Crear una encuesta

Objetivo: preparar la encuesta con sus preguntas y su configuración de envío.

1. Ve a Analítica → Encuestas → haz clic en Nueva encuesta.
2. Rellena los campos y haz clic en Guardar. La encuesta se crea en estado Borrador y puedes editarla libremente hasta que la actives.

Campos de la sección "Encuesta":

• Título → nombre de la encuesta.
• Descripción → texto opcional para dar contexto.
• Fecha límite → opcional. Si la defines, los enlaces dejan de aceptar respuestas al final de ese día y la encuesta se finaliza automáticamente al vencer.

Campos de la sección "Configuración de envío":

• Enviar al finalizar actuación o revisión → envía automáticamente la encuesta cuando se termina o cierra un trabajo desde web.
• Enviar con documentos → incluye un enlace a la encuesta al enviar documentos por correo, como facturas o albaranes (ver sección 4).
• Período de "cooldown" → días mínimos entre envíos de email al mismo contacto. Por defecto, 30 días (ver sección 6).

Sección "Preguntas":

Haz clic en Añadir pregunta por cada pregunta que quieras incluir. Para cada una defines:

• Tipo → cinco tipos disponibles:
  • Valoración (1-5) → escala de 1 a 5 estrellas.
  • Texto libre → respuesta abierta.
  • Sí / No → dos opciones.
  • Opción única → el cliente elige una opción entre las que definas.
  • Opción múltiple → el cliente puede elegir varias.
• Texto de la pregunta → la pregunta tal y como la verá el cliente.
• Obligatoria → marca si la pregunta debe responderse para poder enviar la encuesta.

En las preguntas de opción única y múltiple, añade las respuestas posibles con Añadir opción.

⚠️ Nota: la encuesta debe tener al menos una pregunta para poder guardarse.

2. Activar la encuesta

Objetivo: poner la encuesta en marcha para que empiecen los envíos.

1. En la tabla de Encuestas → haz clic en Activar sobre la encuesta en borrador.
2. En la ventana de confirmación («¿Seguro que quieres activar esta encuesta? Si hay otra encuesta activa, se finalizará automáticamente.») → haz clic en Confirmar.

La encuesta pasa a estado Activa y a partir de ese momento se envía según su configuración. Activar una encuesta desactiva cualquier otra encuesta que estuviera Activa. 

⚠️ Nota: al activarse, las preguntas quedan bloqueadas y no se pueden modificar mientras la encuesta está activa. Así se garantiza que todas las respuestas son comparables entre sí.

⚠️ Nota: si la encuesta tiene fecha límite, esta no puede ser anterior a hoy — Cofrai bloquea la activación con el aviso «La fecha límite no puede ser anterior a hoy.»

3. Envío automático al finalizar un trabajo

Objetivo: que el cliente reciba la encuesta automáticamente cuando terminas o cierras un trabajo.

Si la encuesta activa tiene marcada la opción Enviar al finalizar actuación o revisión, Cofrai envía la encuesta automáticamente cada vez que se termina o cierra un trabajo desde la web. Si el trabajo se cierra directamente sin pasar por terminado, la encuesta se envía al cerrarlo — pero solo se envía una vez por trabajo.

A quién llega:

1. A todos los contactos de la sede del trabajo que tengan email.
2. Si la sede no tiene contactos con email → a los contactos del cliente.
3. Si tampoco los hay → al email de la sede, si tiene uno.

⚠️ Nota: si el trabajo se cierra como imposible, no se envía encuesta. Y un contacto que ya recibió la encuesta recientemente no vuelve a recibirla (ver sección 6).

4. Envío automático con documentos por email

Objetivo: aprovechar los emails de documentos (albaranes, facturas, certificados) para incluir un enlace a la encuesta.

Para que funcione hacen falta dos cosas:

1. Que la encuesta activa tenga marcada la opción Enviar con documentos.
2. Activar el enlace por cada tipo de documento en Ajustes avanzados → Plantilla (emails): haz clic en Configurar sobre el tipo de documento y activa Incluir enlace de encuesta de satisfacción, dentro de Opciones de Adjuntos. Por defecto está desactivada en todos los tipos.

Los tipos de documento que admiten enlace de encuesta son: albarán, factura y los certificados (mantenimiento, instalación, suministro, recarga, prueba hidrostática y subsanación de anomalías).

⚠️ Nota: el propio formulario de la encuesta te indica en qué tipos de documento está activo el enlace («Activo en: …») y, si ninguno lo tiene habilitado, te avisa con un acceso directo Editar configuración.

5. Enviar la encuesta manualmente

Objetivo: enviar la encuesta activa a un cliente, sede o contacto concreto en cualquier momento.

Puedes hacerlo desde dos sitios:

• En la tabla de Encuestas → haz clic en Enviar encuesta sobre la encuesta activa.
• En la ficha de un cliente o de una sede → pestaña Contactos → haz clic en Enviar encuesta sobre el contacto.

En ambos casos se abre la ventana Enviar encuesta manualmente:

• Cliente → obligatorio.
• Sede (opcional) → acota el envío a los contactos de esa sede.
• Contacto (opcional) → si lo dejas vacío, se envía a todos los contactos con email del cliente o de la sede seleccionada.

Al hacer clic en Enviar, Cofrai te indica cuántas invitaciones se han puesto en cola de envío.

⚠️ Nota: los envíos manuales ignoran el período de cooldown, pero la invitación sí cuenta para futuros cooldowns de envíos automáticos.

6. Evitar envíos repetidos: el período de cooldown

Objetivo: entender cómo Cofrai protege a tus clientes de recibir la misma encuesta demasiadas veces.

Cada encuesta tiene un Período de cooldown (por defecto, 30 días): el número mínimo de días entre invitaciones al mismo contacto.

• Envíos automáticos (al finalizar trabajos o con documentos) → si el contacto ya recibió esta encuesta dentro de la ventana, no se le reenvía.
• Envíos manuales → se permiten siempre, pero cuentan para el cooldown de los envíos automáticos posteriores.
• Reenvío del mismo documento → si reenvías un documento al mismo contacto dentro de la ventana, se reutiliza el mismo enlace en lugar de generar uno nuevo.

7. Consultar y exportar las respuestas

Objetivo: ver quién ha respondido y qué ha contestado, y llevarte los datos a Excel.

1. En Analítica → Encuestas → abre la encuesta (haz clic en Editar).
2. Debajo del formulario encontrarás la tabla Respuestas, con una fila por invitación enviada: fecha de envío, fecha de respuesta, cliente, sede, contacto, email, origen y estado.

• La columna Origen te dice qué generó la invitación: el trabajo (con enlace directo) o un envío manual.
• Cada invitación tiene un estado: Pendiente, Enviada, Respondida o Expirada. Puedes filtrar por estado o ver solo respondidas.
• Con el botón Exportar respuestas descargas un Excel con los datos de cada invitación y una columna por pregunta.

8. Finalizar, duplicar o eliminar una encuesta

Objetivo: gestionar el ciclo de vida de la encuesta.

• Finalizar → desde la tabla de Encuestas, haz clic en Finalizar sobre la encuesta activa. En la ventana de confirmación («¿Seguro que quieres finalizar esta encuesta? Todas las invitaciones pendientes y enviadas serán expiradas.») → haz clic en Confirmar. La encuesta deja de enviarse y los enlaces pendientes dejan de aceptar respuestas. Las respuestas ya recibidas se conservan.
• Una encuesta también se finaliza automáticamente al vencer su fecha límite, o cuando activas otra encuesta.
• Duplicar → crea una copia en borrador con todas las preguntas, lista para editar y reutilizar. Es la forma habitual de lanzar una nueva edición de la misma encuesta.
• Eliminar → solo disponible para encuestas en Borrador. Las encuestas activas o finalizadas no se pueden eliminar, porque sus respuestas forman parte del histórico.