Explicamos cómo funcionan los Contactos en Cofrai.
Funcionamiento de los Contactos
Cofrai permite crear Contactos para poder guardar los detalles de personas concretas de vuestros clientes o proveedores. Los Contactos tienen las siguientes características:
- Un Contacto puede estar asociado a Clientes, Sedes y/o Proveedores, y puede estar asociado a varios a la vez;
- No pueden existir dos Contactos distintos con el mismo correo electrónico, los Contactos tienen que ser únicos;
- Los Contactos que están subidos a Cofrai pueden acceder a un Portal de Cliente, con su correo electrónico, dónde pueden acceder a información relevante sobre los Clientes o Sedes a los cuales están asociados;
- Un Contacto que esté asociado a un Cliente tiene acceso a toda la información asociada a todas las Sedes de ese Cliente → no es necesario asociar el Contacto también a las Sedes del Cliente.
Datos de un Contacto
En la ficha de un Contacto se puede guardar la siguiente información:
- Nombre
- NIF/CIF
- Correo electrónico
- Teléfono principal y secundario
- Horario
- Notas
Además se puede definir a qué Clientes, Sedes y Proveedores está asociado este Contacto (lo explicamos en detalle abajo).
Gestión de Contactos
Todos los Contactos se pueden encontrar en el menú de Clientes → Gestión de Contactos. En esta tabla encontrarás todos los Contactos creados y podrás buscar y filtrar fácilmente.
Puedes editar los detalles de un Contacto pinchando en el lápiz que se encuentra a la izquierda del nombre del Contacto.
Dentro de la ficha de un Cliente, de una Sede o de un Proveedor también podrás encontrar los Contactos que están asociados a ese Cliente/Sede.
Crear Contactos nuevos
Puedes fácilmente crear Contactos nuevos pinchando en "Crear Contacto" en el menú de Gestión de Contacto o en la pestaña de "Contactos" en la ficha de Cliente, Sede o Proveedor.
Recuerda que no puedes crear un Contacto nuevo que tenga el mismo correo electrónico de un Contacto ya existente.
Asignar Contactos existentes a Clientes/Sedes/Proveedores
En caso de que quieras asociar a un Cliente, Sede o Proveedor, un Contacto ya existente, simplemente tienes que ir a la ficha del Contacto (Clientes → Gestión de contactos → buscar el Contacto relevante) y abrir la sección de "Entidades Asociadas".
Allí podrás buscar los Clientes/Sedes/Proveedores que quieres asociar al Contacto existente y añadirlos. En el portal de cliente este Contacto pasará a poder ver la información relacionada con esos Clientes y Sedes.
App - Ver, editar y crear Contactos
Desde la App de Cofrai también puedes ver y editar los Contactos que están asociados a la Sede de los trabajos que tienes asociados.
En la tarjeta del trabajo, pincha en el botón de "i" y abre la pestaña de Contactos. Allí encontrarás todos los Contactos asociados a la Sede de ese trabajo. Si pinchas en el Contacto podrás ver y editar los detalles de éste.
Podrás también crear nuevos Contactos pinchando en el botón abajo de "Añadir nuevo contacto". Este Contacto se asociará a la Sede correspondiente.