BIA, el asistente inteligente de Cofrai

BIA en Cofrai

BIA es el asistente de inteligencia artificial integrado en Cofrai. Está disponible desde cualquier pantalla y trabaja sobre los datos reales de tu empresa: Trabajos, clientes, sedes, equipos, presupuestos, facturas y usuarios. No es un buscador ni un chat genérico — BIA consulta la base de datos en el momento en que le preguntas y te responde con enlaces directos a los registros.

Además de consultar, BIA puede ejecutar acciones por ti: crear un cliente, asignar un técnico, cerrar un Trabajo o enviar un documento por email. Cada vez que una petición implica modificar datos, BIA se detiene y te pide confirmación antes de hacer nada, así que siempre tienes la última palabra.

BIA trabaja con tus permisos, no con permisos propios: solo puede ver y hacer aquello que tu usuario ya tiene autorizado en Cofrai. Si no tienes acceso a facturación, BIA tampoco te dará datos de facturación.

⚠️ Nota: para usar BIA tu usuario necesita el permiso Usar asistente BIA (categoría Asistente IA en la configuración de roles). Si trabajas con varias empresas, BIA responde siempre sobre la empresa que tengas activa en ese momento.

1. Abrir BIA y hacer tu primera pregunta

Objetivo: empezar a conversar con el asistente desde cualquier punto de Cofrai.

Haz clic en Abrir BIA, el botón situado al final de la barra lateral izquierda. El panel del chat se abre sobre la pantalla en la que estés, sin perder el contexto.
Te recibe con el saludo «¡Hola! Soy BIA, tu asistente.» y la sugerencia «Pregúntame sobre órdenes de trabajo, facturas, equipos o clientes.»
Escribe tu pregunta en el campo Escribe tu pregunta... y pulsa Intro.
Mientras BIA trabaja verás un indicador de actividad. La respuesta aparece en pantalla a medida que se genera.

En la cabecera del panel tienes, además, estos botones:

Historial → todas tus conversaciones anteriores, agrupadas por Hoy, Ayer, Últimos 7 días y Anteriores.
Tareas programadas → automatiza consultas recurrentes (solo si tu empresa tiene la funcionalidad activada).
Enviar feedback → reporta un error o propón una mejora sobre BIA.
Expandir / Contraer → amplía el panel para leer respuestas largas o tablas.
Nueva conversación → empieza de cero, sin el contexto de lo que acabas de hablar. Cofrai te pedirá confirmación antes de hacerlo.

⚠️ Nota: BIA sabe en qué pantalla estás. Si abres el chat desde la ficha de un cliente, una sede, un equipo, un Trabajo, un presupuesto o una factura, puedes preguntar directamente «¿qué equipos tiene esta sede?» o «¿está facturado este trabajo?» sin repetir el nombre ni el código.

⚠️ Nota: BIA aparece con la etiqueta Versión beta. Es una herramienta en desarrollo activo: si detectas una respuesta incorrecta, repórtala con Enviar feedback — ese aviso es lo que nos permite seguir mejorándola.

2. Qué puedes consultar

Objetivo: conocer el alcance real de las preguntas que BIA puede responder.

BIA tiene acceso de consulta a las áreas principales de Cofrai:

Trabajos → pendientes, asignados, en progreso, completados, cerrados; filtrados por técnico, cliente, sede o fechas. También sus equipos, operaciones, verificaciones y avisos.
Facturas → pendientes, vencidas, por cliente, estadísticas de facturación.
Presupuestos → pendientes, aprobados, tasas de conversión, resumen por cliente.
Equipos → extintores, BIEs, detectores, rociadores y demás, por sede o por familia, con sus estadísticas.
Clientes y sedes → fichas, resúmenes completos, sedes vacías o desactivadas.
Usuarios → actividad, carga de trabajo y rendimiento de técnicos e ingenieros.
Registro de actividad → quién hizo qué y cuándo.
Documentos → carpetas y archivos de un cliente o una sede, y los documentos asociados a un Trabajo.
Base de conocimiento → los artículos de ayuda de Cofrai (ver sección 6).

⚠️ Nota: BIA entiende las referencias temporales. «hoy», «esta semana», «este mes» o «el mes pasado» se interpretan siempre respecto a la fecha real del día en que preguntas.

3. Qué acciones puede ejecutar por ti

Objetivo: delegar en BIA tareas de gestión sin perder el control sobre lo que se modifica.

Además de consultar, BIA puede ejecutar operaciones sobre tus datos:

Crear y actualizar registros de cualquier entidad: clientes, contactos, sedes, equipos, productos, frecuencias de mantenimiento...
Crear Trabajos, asignar técnicos, finalizar y cerrar Trabajos, o reabrirlos.
Añadir equipos a un Trabajo, excluir equipos de una revisión, marcar operaciones y verificaciones.
Generar PDFs de albaranes y certificados, y enviar documentos por email.
Aprobar presupuestos y albaranes.
Mover equipos entre sedes y sedes entre clientes.
Crear, modificar y eliminar líneas de venta de un Trabajo.
Generar Trabajos desde el planificador de frecuencias.
Gestionar mandatos SEPA y marcar cobros devueltos.

Cómo funciona la confirmación:

Pídele la acción directamente, con los datos que ya conozcas. Por ejemplo: «Crea un contacto llamado Ana Ruiz con email ana.ruiz@empresa.com para el cliente Talleres Norte».
Antes de ejecutar nada, BIA muestra el aviso Confirmación de acción, con la Herramienta que va a utilizar y los datos exactos que va a aplicar, y te avisa de que «Esta acción modificará datos en el sistema.»
Revisa los datos y haz clic en Aprobar para ejecutar, o en Rechazar para cancelar.

Si vas a encadenar varias acciones seguidas, puedes marcar No volver a preguntar para que BIA deje de pedirte confirmación durante un rato; verás entonces el aviso Aprobación automática activada y podrás volver atrás con Reactivar confirmaciones.

⚠️ Nota: las acciones marcadas como potencialmente destructivas, nunca se saltan la confirmación, aunque tengas activada la aprobación automática. En esos casos BIA muestra el aviso «Esta acción es potencialmente destructiva y no se puede deshacer. Revisa cuidadosamente los parámetros antes de aprobar.»

⚠️ Nota: todo lo que BIA ejecuta queda registrado. En el Historial del registro afectado verás la acción con el origen BIA, de modo que siempre se puede auditar qué cambió el asistente y cuándo.

4. Cómo formular tus peticiones

Objetivo: escribir peticiones que BIA entienda a la primera.

BIA interpreta lenguaje natural, no necesitas aprender ninguna sintaxis. Pero estas seis reglas marcan la diferencia entre una respuesta útil y una respuesta vaga:

1. Nombra el tipo de dato. Di explícitamente «trabajos», «facturas», «presupuestos», «equipos», «sedes» o «clientes». BIA prepara sus herramientas de consulta a partir de esas palabras, y una pregunta sin ellas le obliga a adivinar.

✅ «Dame los trabajos pendientes de esta semana del cliente Talleres Norte»
❌ «¿Qué hay pendiente de Talleres Norte?»

2. Acota siempre el periodo y el filtro. Una consulta no puede devolver datos ilimitados. Si preguntas por algo demasiado amplio, verás solo una parte.

✅ «Facturas vencidas de agosto de 2026»
❌ «Todas las facturas vencidas»

3. Usa nombres y códigos, no números internos. Identifica los registros como los conoces tú: el nombre del cliente, el código del Trabajo (OT-12345), el número de factura.

4. Da los datos completos en la misma petición. Si quieres que BIA ejecute una acción, incluye todo lo que necesita de golpe en lugar de ir por partes. Cuantos menos huecos deje tu frase, menos preguntas de vuelta recibirás.

✅ «Asigna el técnico Javier Sanz al trabajo OT-14210»
❌ «Quiero asignar un técnico»

5. Aprovecha el contexto de la pantalla. Si ya estás en la ficha de una sede o de un Trabajo, usa «esta sede», «este trabajo», «este cliente». BIA los resuelve solo.

6. Encadena, no repitas. Dentro de una misma conversación, BIA recuerda lo que acabáis de hablar. Después de «Dame los presupuestos pendientes de Talleres Norte» puedes seguir con «¿Y cuáles llevan más de un mes sin respuesta?» Cuando cambies de tema, abre una Nueva conversación para que el contexto anterior no interfiera.

⚠️ Nota: cada mensaje admite hasta 2.000 caracteres. Si tu petición es larga, divídela en pasos dentro de la misma conversación en lugar de comprimirla en un solo mensaje.

5. Adjuntar archivos y dictar por voz

Objetivo: consultar a BIA sobre un documento o una foto, o preguntar sin escribir.

Archivos adjuntos:

Haz clic en Adjuntar archivos (o arrastra el archivo sobre el chat: verás la zona Suelta archivos aquí).
Escribe qué quieres que BIA haga con él y envía el mensaje.

Puedes adjuntar hasta 2 archivos por mensaje, de un máximo de 2 MB cada uno, en formato JPEG, PNG, WebP o PDF. BIA analiza el contenido: identifica equipos, etiquetas y placas en una foto, y lee informes, facturas o planos en un PDF.

Notas de voz:

Haz clic en Grabar nota de voz y dicta tu petición.
Al detener la grabación verás Transcribiendo... y el texto aparecerá en el campo de mensaje.
Revísalo y envíalo como cualquier otra pregunta.

⚠️ Nota: las notas de voz admiten hasta 60 segundos de grabación. La primera vez, el navegador te pedirá permiso para usar el micrófono.

6. Preguntar cómo se hace algo en Cofrai

Objetivo: usar BIA como manual de la plataforma, no solo como consulta de datos.

BIA tiene indexada la base de conocimiento de Cofrai. Cuando tu pregunta empieza por «cómo se hace», «cómo funciona», «dónde está» o «cómo puedo», BIA busca primero en los artículos de ayuda y te responde citando los que sean relevantes, con enlace directo a cada uno.

Algunos ejemplos:

«¿Cómo funciona el consumo de stock en los trabajos?»
«¿Cómo recibo y facturo un pedido de compra?»
«¿Cómo defino secciones predefinidas?»

⚠️ Nota: si no existe un artículo específico sobre lo que preguntas, BIA te responderá con lo que sepa y te avisará de que no hay documentación publicada sobre ese punto.

7. Ejemplos prácticos

Objetivo: tener a mano peticiones reales que puedes copiar y adaptar.

Trabajos

«¿Cuántos trabajos tengo pendientes esta semana?»
«Dame los trabajos en progreso del técnico Javier Sanz»
«¿Qué trabajos del cliente Talleres Norte están completados pero sin cerrar?»
«Muéstrame el detalle completo del trabajo OT-14210»
«Asigna a María López como técnica responsable del trabajo OT-14210»
«Cierra los trabajos completados de la sede Polígono Sur»

Facturación y presupuestos

«Facturas vencidas de agosto de 2026, ordenadas por importe»
«¿Cuánto tenemos pendiente de cobro del cliente Talleres Norte?»
«¿Cuál es nuestra tasa de conversión de presupuestos este trimestre?»
«Presupuestos pendientes de aprobar de más de 3.000 €»
«Aprueba el presupuesto P-2026-0412»

Clientes, sedes y equipos

«Dame un resumen completo del cliente Talleres Norte»
«¿Qué extintores hay en la sede Polígono Sur y cuándo se revisaron por última vez?»
«Crea un contacto llamado Ana Ruiz con email ana.ruiz@empresa.com para el cliente Talleres Norte»
«Mueve el equipo con código EXT-0453 a la sede Polígono Norte»
«¿Qué sedes no tienen ningún equipo dado de alta?»

Equipo humano y actividad

«¿Cómo va de carga de trabajo el equipo técnico esta semana?»
«¿Quién modificó la factura F-2026-0087 y cuándo?»
«Dame un resumen de la actividad de hoy»

⚠️ Nota: estos ejemplos usan nombres ficticios. Sustitúyelos por tus clientes, sedes y códigos reales — BIA busca por nombre, no necesita que le des identificadores.

8. Gestionar tus conversaciones

Objetivo: recuperar, compartir y ordenar el trabajo que ya has hecho con BIA.

Desde Historial puedes, sobre cada conversación:

Renombrar → darle un título que la identifique.
Compartir conversación → seleccionar usuarios que podrán leerla. La reciben en modo solo lectura y no pueden continuarla.
Eliminar conversación → borrarla definitivamente (pide confirmación).

Cuando tengas conversaciones sin leer — por ejemplo, resultados de tareas programadas o conversaciones que alguien ha compartido contigo — aparecerá además el botón Marcar todas como leídas.

⚠️ Nota: el aviso de Nueva conversación dice «Se perderá el historial actual», pero se refiere solo a la conversación que tienes en pantalla: sigue estando accesible desde Historial.

⚠️ Nota: BIA guarda el contexto de los últimos mensajes de cada conversación. Si retomas una conversación antigua, vuelve a consultar los datos: los importes, estados y fechas pueden haber cambiado desde entonces.

⚠️ Nota: cada empresa tiene un límite de uso de IA diario y mensual. No necesitas vigilarlo: si se agota, BIA te avisa con el mensaje «Se ha alcanzado el límite diario de uso de IA. Inténtalo de nuevo mañana.» o «Se ha alcanzado el límite mensual de uso de IA. Contacta con tu administrador.»